DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

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DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS by Mind Map: DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

1. CARTAS :La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto administrativo en el cumplimiento de sus funciones. Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas.

1.1. PARTES DE LA CARTAPARTES DE LA CARTA:Código,Lugar de origen y fecha de elaboración,Destinatario,Denominación ,Nombre del destinatario,Cargo,Organización,Nombre del lugar de origen,País,Asunto,Saludo,Texto,Despedida,Remitente y firmas responsables

1.1.1. EJEMPLO Señor ANDRÉS URRESTA RÚA Director Administrativo La Nacional de Seguros Casilla 1289 Quito, EcuadorEJEMPLO Señor ANDRÉS URRESTA RÚA Director Administrativo La Nacional de Seguros Casilla 1289 Quito, Ecuador

1.1.1.1. Remitente y firmas responsablesRemitente y firmas responsables

1.1.1.1.1. CARACTERISTICAS DE UNA CARTA : carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta: tratar un solo tema por comunicación; redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; usar tratamiento respetuoso y cortés; redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural; emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo

2. MEMORANDOS:comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales

2.1. CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización; redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural; distribuir el texto de acuerdo con su extensiónCARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización; redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural; distribuir el texto de acuerdo con su extensión

2.1.1. PARTES:Código Fecha y lugar de elaboracion Encabezamiento Está conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de (es decir, remitente) y asunto, todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos interlineas libres y seguidas de dos puntos (:). Los datos del destinatario y remitente van alineados respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asunto.

3. CIRCULARES: comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externa.

3.1. CARACTERÍSTICAS DE CIRCULARES:- Tratar un solo tema. Iniciar y finalizar con una frase de cortesía. Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo. Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de cada organización. Distribuir el texto de acuerdo con s

3.1.1. PARTES : Encabezado,Código,Lugar de origen y fecha de elaboración,Encabezamiento y destinatarios,Asunto,Saludo,Texto,Despedida,Remitente y firmas responsables Líneas especiales: Anexo Copia Transcriptor

3.1.1.1. EJEMPLO pág. Circular 040 Cúcuta 12 de mayo de 2009 DG-1-057 2 pág.

3.1.1.1.1. ESQUEMA DE CIRCULARESQUEMA DE CIRCULAR

4. ACTAS:expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

4.1. CARACTERÍSTICAS DE ACTAS:debe llevar el nombre del grupo que se reúne,aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario, debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes.CARACTERÍSTICAS DE ACTAS:debe llevar el nombre del grupo que se reúne,aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario, debe expresar lo tratado en una reunión o situación específica, sin describir detalles intrascendentes.

4.1.1. Clases de Actas Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan: -actas de comités, - actas del concejo municipal, - actas de consejos, - actas de junta directiva, -actas de asambleas, -actas de reuniones administrativas, - actas de levantamientos de cadáveres, - actas de baja de inventarios, - actas de eliminación de documentos, -actas de sociedades y - actas de entrega.Clases de Actas Existen varias clases de actas entre las cuales se destacan: -actas de comités, - actas del concejo municipal, - actas de consejos, - actas de junta directiva, -actas de asambleas, -actas de reuniones administrativas, - actas de levantamientos de cadáveres, - actas de baja de inventarios, - actas de eliminación de documentos, -actas de sociedades y - actas de entrega.

4.1.1.1. PARTES DE UN ACTA :El título,Denominación del documento y número,Encabezamiento,Lugar de origen y fecha de la reunión,Hora,Lugar,Asistentes,Representaciones,Ausentes,Orden del día,Desarrollo,Compromisos,Convocatoria,Firmas, nombres y cargos,Líneas Especiales: ANEXO: (opcional) COPIA: (opcional) Transcriptor:

5. INFORME: está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Los informes se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas de la organización.

5.1. CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN:tratar un solo tema por informe; · redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa; · usar tratamiento respetuoso y cortés; · redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió); · utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización; · disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas, · y elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.

5.1.1. UTILIZACIÓN DEL INFORME: regular o aclarar una situación; · informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos; · tramitar, desarrollar o agilizar un asunto; · reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente; · impugnar o corregir una situación, y presentar detalles sobre un aspecto determinado.

5.1.1.1. Partes de un Informe:Encabezamiento,Razón social,Dependencia,Código,Título,Lugar de origen y fecha de elaboración,Autoría del resumen ejecutivo

6. CERTIFICADO Y CONSTANCIA: Certificado: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonial, juramento o norma). Constancia: Documento de carácter probatorio en el que se escribe hechos o circunstancias que no requiere solemnidad.

6.1. PARTES DE UN CERTIFICADO Y CONSTANCIA: Cargo,Datos del remitente,Documento privado,Documento pùblico,Encabezado,Fecha,Logotipo,Membrete,Número o referencia,Razón social,

6.1.1. 001 EL CONTADOR GENERAL DE TECNICOR CERTIFICA: Que Amundo Nacional S.A. con NIT No. 40901703-1, se le efectuó retención en la fuente por el año gravable 2010, según lo dispuesto por el Artículo 381 del Estatuto Tributario. Este certificado se expide para una transacción bancaria, a los 13 días del mes de agosto de 2012. RUBEN GÖMEZ ALVARADO Elaborado por: MARTHA PEREZ001

7. HOJA DE VIDA:La Hoja de vida o CV es una recopilación de todos los datos académicos y experiencia de una persona a lo largo de su vida independientemente del puesto de trabajo al cual se opta en el proceso de selección.

7.1. Redacción de hoja de vida Debe ser distribuida de la siguiente manera: Datos personales: Nombre y Apellidos, lugar y fecha de nacimiento, estado civil, dirección personal, número de teléfono de contacto, dirección de correo electrónico

7.1.1. PARTES DE LA HOJA DE VIDA CORPORATIVA o Identificación del documento: La frase hoja de vida corporativa se escribe contra el margen superior en mayúscula sostenida y centrada. o Datos personales: Incluyen nombre, número de identificación, lugar y fecha de expedición; lugar y fecha de nacimiento, género, estado civil

8. SOBRES COMERCIALES:El Sobre Comercial. Definición. Es una cubierta que reserva y guarda comunicaciones escritas o documentos comerciales. Es el complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente.

8.1. características a la hora de entregar un sobre: En forma clara y completa se deben escribir los datos del destinatario. El sobre debe coincidir con el diseño de la organización en cuanto a color y calidad. El membrete de la organización debe estar impreso en el sobre.

8.1.1. SOBRES ENGOMADOS,SOBRES AUTOADHESIVOS,SOBRES SIN VENTANA,SOBRES CON VENTANA,SOBRES PREPAGADOS,SOBRE CON ACUSE DE RECIBO,SOBRE DE ENVÍO POR AVIÓN,SOBRE URGENTE,SOBRE PARA CORREO INTERNO,SOBRES DE ARTE POSTAL

8.1.1.1. MODELO 1 De acuerdo a la impresión de los datos se determinan tres zonas:: En la zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente. En la zona 3 se deja libre para uso exclusivo de la oficina de correos MODELO 2 Se utilizando la zona 1 y 2 En la zona 1 se escriben los datos del remitente En la zona 2 para los sellos de la oficina de correos

8.1.1.1.1. Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo seleccionado. Datos del destinatario: Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre. Tratamiento: titulo académico, con mayúscula inicial. Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo seleccionado.

9. MENSAJES ELECTRÓNICOS:El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet. Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que sea necesario para la sustentación del contenido, razón por la cual se recomienda tener en cuenta las disposiciones de esta guía para cada uno de estos casos

9.1. PARTES DE LOS CORREOS:De acuerdo con las plantillas que vienen definidas en la mayoría de los servicios de la Internet, a continuación se identifican las partes del correo electrónico. Encabezamiento: De (From): informa a los receptores quién es el remitente del mensaje. Para (To ): indica la dirección del destinatario. Asunto (Subject ): es el resumen que da una idea, por adelantado, de lo tratado en el correo. Se recomienda una frase corta y lo más descriptiva posible del contenido del mensaje. NOTA : La fecha la suministra el servicio de correo electrónico

9.1.1. Se recomienda que el saludo y la despedida sean como en una carta normal. Se sugiere escribir el mensaje, teniendo en cuenta las reglas básicas de ortografía (tildes,mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otras). Se aconseja incorporar una firma al final de cualquier mensaje, aunque sólo sea el nombre. También puede incluir el cargo, la organización, el departamento, el teléfono y la extensión, entre otros.

9.1.1.1. RECOMENDACIONES - GTC 185 Se recomienda no utilizar el correo electrónico para resolver temas complejos. NOTA: El correo electrónico es para transmitir información, no se usa para resolver problemas complejos, ya que la comunicación y la retroalimentación son lentas y limitadas. Se recomienda no participar en cadenas de mensajes. NOTA: Este tipo de mensajes consumen recursos de la red y del correo que son costosos.

9.1.1.1.1. Generalmente, este tipo de correos se usa para recoger direcciones electrónicas y para luego enviar mensajes de propaganda o de todo tipo (spam); también son muy usados para propagar virus. Se recomienda utilizar las letras mayúsculas sólo en los casos necesarios, como lo recomienda el libro Ortografía de Real Academia Española. Antes de contestar un mensaje individual a través de una lista, se debería tener en cuenta lo que se va a contestar y lo que es imprescindible para entender el contexto del mensaje.

10. TARJETAS PROTOCOLARIAS:forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo de las relaciones públicas y de negocios. Proyectan no solo la imagen corporativa, sino también la de los ejecutivos y aquellas personas que manejan todo lo relacionado con oferta, venta de bienes y servicios.

10.1. CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN La redacción de la presentación de las tarjetas protocolarias varían de acuerdo con el objetivo que buscan o actividad que realizan.d que realizan.

10.1.1. TARJETAS PROTOCOLARIAS :Son las siguientes TARJETAS DE PRESENTACIÓN TARJETAS DE INVITACIÓN TARJETAS DE AGRADECIMIENTO Y FELICITACIONES ESTILO DE TARJETAS SOCIAL

10.1.1.1. Se recomienda que estas tarjetas contengas: Logotipo, escudo o nombre de la organización del remitente. Nombres, apellidos y cargo de quien envía los agradecimientos. Texto del motivo de agradecimiento. Nombres, apellidos y cargo de la persona a quien se envía el agradecimiento. Ciudad y municipio y fecha.